En cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013, y demás disposiciones legales, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., pone a su disposición los lineamientos para
el Tratamiento de Datos Personales con el fin de informar a sus aliados, clientes, usuarios, colaboradores, contratistas y/o proveedores, empleados y en general
a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales, sobre el contenido del presente Manual.
La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., y en virtud del cumplimiento de dicho derecho sólo recolecta y da Tratamiento a Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales. Así mismo, detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta con el fin de proteger los Datos Personales de los Titulares, las finalidades de Tratamiento de la información, el área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer actualizar, rectificar y suprimir la información y los
respectivos canales para que estos puedan ejercerlos.
Versión 1.0
Mayo 2025
Introducción
Glosario
CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES
1. Objeto
2. Ámbito de Aplicación
3. Legislación Aplicable
4. Principios
CAPÍTULO II. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD
5. Autorización
5.1. Vigencia de la Autorización
6. Casos en que no se requiere autorización
7. Autorización de datos sensibles
7.1. Autorización de niños, niñas y adolescentes
8. Forma y mecanismos para otorgar la autorización
8.1. Forma de recolección de datos personales de clientes y usuarios
8.2. Forma de recolección de datos de empleados y candidatos
8.3. Forma de recolección de datos de proveedores
8.4. Forma de recolección de datos de socios o aliados estratégicos
8.5. Autorización para recolección de datos biométricos
9. Prueba de la autorización
10.Aviso de privacidad
11.Finalidad de la recolección y tratamiento de datos
11.1. Tratamiento para finalidades adicionales
CAPÍTULO III. DERECHOS Y DEBERES
12.Derechos de los titulares de la información
12.1. Supresión y revocatoria con deber legal o contractual
12.2. Protección legal de los datos personales
13.Deberes de GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., como responsable y encargado del tratamiento
13.1. Concurrencia de calidad de responsable y encargado
CAPÍTULO IV. PROCEDIMIENTOS
14.Derecho de acceso
15.Procedimiento para consultas o reclamos
16.Sobre las consultas
17.Sobre los reclamos
17.1. Requisito de procedibilidad
18.Procedimiento para acceder, consultar, rectificar, actualizar y/o reclamar
18.1. Consultas posteriores y cobros por reproducción
19.Supresión de datos
20.Revocatoria de la autorización
21.Transferencia internacional de datos personales
CAPÍTULO V. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
22.Medidas de seguridad
23.Implementación de las medidas de seguridad
24.Mecanismos para la protección de los datos personales
CAPÍTULO VI. VIGENCIA
25.Vigencia de la política y bases de datos
INTRODUCCIÓN
GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., sociedad legalmente constituida, informa a sus clientes, colaboradores, contratistas y/o proveedores, empleados y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales a GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., el contenido de la presente política, el cual tiene como objeto dar a conocer el tratamiento y la finalidad al que serán sometidos los datos personales contenidos en nuestras bases de datos, los derechos de los titulares, el responsable y el procedimiento para atender las consultas o reclamos del tratamiento de los datos personales, entre otros.
GLOSARIO
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto reglamentario 1377 de 2013, para efectos de la presente Política de Tratamiento, se contemplan las
siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable
del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta
del responsable.
Grabación: Se refiere a la acción a través de la cual se recogen o registran imágenes, sonidos, datos, normalmente haciendo uso de algún aparato o máquina, tal es el caso de un grabador, una filmadora, una cámara, entre otras, que los registrarán en un determinado soporte para luego poder ser reproducidos;
Grabaciones de Video: Es la tecnología de la grabación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de imágenes y reconstrucción por medios electrónicos digitales o analógicos de una secuencia de imágenes que representan escenas en movimiento.
Huella Dactilar: Es la impresión visible, generada con el contacto de las crestas papilares de un dedo humano sobre una superficie específica.
Huella Digital: Es la recolección digitalizada de la huella dactilar.
Violación de datos personales: Incidente de seguridad que da lugar a la destrucción, pérdida, alteración, divulgación no autorizada o acceso indebido a datos personales transmitidos, almacenados o tratados de otra forma.
Seudonimización (seudonimización): Técnica mediante la cual los datos personales se modifican para que no puedan atribuirse a un titular específico sin información adicional que debe conservarse por separado.
Dato privado: Información personal que por su naturaleza solo es relevante para el titular, como hábitos de consumo, historial crediticio o datos familiares no públicos.
Canales de atención: Medios físicos o electrónicos habilitados por GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. para que los titulares ejerzan sus derechos, incluyendo correo electrónico, dirección física, líneas telefónicas o formularios
web.
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
1. OBJETO.
La Política de Tratamiento tiene por objeto dar cumplimiento al contenido de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio, los cuales están encaminados a
desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas, en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías
constitucionales. Así como regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., a fin de garantizar y proteger los derechos constitucionales previstos en los artículos 15 y 20 de la Carta Política.
En este sentido, el tratamiento que GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. va a dar a los datos personales es: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión y/o de cualquier otra manera la administración de Datos Personales.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La Política de Tratamiento le es aplicable al tratamiento de datos personales que realice GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., con ocasión del desarrollo de su objeto social, suscripción de cualquier tipo de contrato, alianza y/o convenio con GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. y la inscripción como proveedor de GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. En este sentido, se pondrá en conocimiento a los Titulares de Datos Personales, el contenido de la presente
política de tratamiento de datos personales manejadas por la compañía.
3. LEGISLACIÓN APLICABLE.
A la presente Política de Tratamiento le son aplicables las disposiciones Constitucionales relacionadas con la protección de datos personales, contenidas
en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales” y sus decretos reglamentarios. Bajo estos parámetros, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. procede a determinar su Política de Tratamiento, Privacidad y Protección de Datos Personales, regulando la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración y los protocolos de seguridad para la protección de los mismos, además de regular los procedimientos para atender Consultas y Reclamos de los Titulares de Datos personales, entre otras cosas.
4. PRINCIPIOS.
En el desarrollo, interpretación, aplicación e implementación de la presente Política de Tratamiento, se integrarán de manera armónica, los principios establecidos en el Artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los cuales constituyen los
parámetros generales que serán respetados por GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.
CAPÍTULO II
AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD
5. AUTORIZACIÓN.
GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. ha adoptado los procedimientos necesarios para obtener la autorización de los titulares de datos personales para realizar la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos
personales, y así, dar cumplimiento al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 5 del Decreto reglamentario 1377 de 2013.
En este sentido, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. dispondrá los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares conforme al artículo 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, garantizando en todo caso, que pueda ser objeto de consulta posterior.
Se entenderá que la autorización queda surtida cuando se manifieste:
1. por escrito,
2. de forma oral o
3. mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
Sin perjuicio de ello, en todos estos casos, la información de la ubicación es utilizada y almacenada para ofrecerle una mejor experiencia a todos nuestros usuarios.
Para el efecto de otorgar la autorización del tratamiento de los datos personales, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., entenderá que, si el titular de datos sigue manteniendo relaciones con la compañía, estas constituirán conductas
inequívocas que nos permiten concluir que el Titular está aceptando las políticas de tratamiento de datos y está concediendo autorización a GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. para la recolección y tratamiento de los mismos.
5.1. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN.
El Titular del dato acepta y reconoce que la autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó, o se presuma su aceptación y durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos
de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual, en los términos del artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
Asimismo, la aceptación de tratamiento de datos por parte del titular, subsana cualquier tratamiento de datos previo a la autorización, realizado por GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S.
El tratamiento y finalidad abarcará a aquellos datos que han sido recolectados con anterioridad a la publicación de la presente política de tratamiento de datos y a los que actualmente se les estén realizando el tratamiento de los mismos.
6. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN.
Acorde al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. (ii)
Datos de naturaleza pública. (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria. (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
7. AUTORIZACIÓN DE DATOS SENSIBLES.
El Tratamiento de datos sensibles está prohibido, a excepción de los casos expresamente contenidos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. En caso de que GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., requiera la recolección y tratamiento de datos sensibles, informará al Titular al momento de su recolección, que el dato que va a suministrar es catalogado como sensible, la finalidad por la cual se solicita y su derecho a no proporcionarlo por estar en esta categoría.
7.1. AUTORIZACIÓN DE NIÑOS NIÑAS Y ADOLESCENTES.
GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. procurará no realizar ningún tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años. Sin embargo, en caso de que los menores de 18 años con capacidad jurídica quieran
usar el servicio deberán contar la autorización expresa por parte de su representante legal.
Dando cumplimiento al Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. garantiza el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, está prohibido excepto cuando se
trate de datos que sean de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento, acorde al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
3. Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, en consideración a los siguientes factores:
▪ Madurez
▪ Autonomía
▪ Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento
▪ Explicar las consecuencias de conlleva el tratamiento.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos, aplicando para este fin los principios y obligaciones de la Ley 1581 de 2012.
En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los datos personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante no se hará tratamiento de los mismos y no se le podrá prestar el servicio al menor.
8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA
AUTORIZACIÓN.
GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. ha elaborado un documento mediante el cual el Titular manifiesta su autorización, y será puesto en conocimiento del Titular antes del Tratamiento de sus datos. La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.
La autorización por parte del Titular, o de quien esté autorizado para emitirla, garantizará que se ha puesto en conocimiento que los datos personales serán recogidos, almacenados y utilizados para fines determinados e informados, en el marco de la prestación de servicios jurídicos.
8.1. Forma de Recolección de Datos Personales de Clientes y Usuarios
La recolección de datos personales de clientes actuales y potenciales de GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. se realizará a través de los siguientes medios:
• Mediante el intercambio de correos electrónicos, llamadas telefónicas o mensajería instantánea (Whatsapp y similares), en el desarrollo de consultas, solicitudes de productos o servicios, atención posventa y comunicaciones relacionadas con campañas, promociones, muestras y fidelización.
• A través de formularios físicos o digitales diligenciados en puntos de venta, páginas web, redes sociales, pasarelas de pago.
• Mediante la suscripción a boletines informativos, newsletters, programas de recompensas o registros en eventos promocionales.
• Por medio de la firma de contratos, convenios, autorizaciones, acuerdos de confidencialidad u otros documentos físicos o electrónicos relacionados
con los servicios ofrecidos por GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S.
8.2. Forma de Recolección de Datos de Empleados y Candidatos
La recolección de datos personales de empleados y candidatos a vinculación con GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. se realizará por medio de:
• Hojas de vida, referencias laborales y antecedentes académicos entregados por los candidatos en procesos de selección, o a través de plataformas de empleo.
• Entrevistas presenciales o virtuales, pruebas psicotécnicas, médicas u operativas según el perfil del cargo.
• Contratos laborales, contratos de prestación de servicios u otros documentos que formalicen la vinculación.
• Formularios y soportes para afiliación a EPS, ARL, fondo de pensiones y caja de compensación.
• Listados o sistemas de control de ingreso y salida de personal a plantas de producción, oficinas administrativas, centros logísticos o eventos corporativos.
8.3. Forma de Recolección de Datos de Proveedores
La recolección de datos personales de proveedores, contratistas o terceros que prestan servicios GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. se efectuará a través de:
• Intercambio de correos electrónicos, llamadas o videoconferencias durante procesos de cotización, evaluación, contratación o ejecución de servicios.
• Suscripción de cualquier tipo de contrato, firmados física o
electrónicamente.
• Recepción de RUT, cédula, certificaciones bancarias, hojas de vida comerciales o formularios de inscripción como proveedor.
• Participación en ferias, ruedas de negocio o eventos institucionales donde el proveedor ofrezca sus productos o servicios.
8.4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN DE DATOS BIOMÉTRICOS.
Por razones de seguridad física, control de acceso y protección de activos, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. realiza grabaciones continuas mediante sistemas de videovigilancia instalados en sus instalaciones.
Se informa a los titulares de datos personales que ingresen a las sedes físicas que sus imágenes podrán ser captadas y tratadas por medio de cámaras de seguridad, conforme a las finalidades previamente descritas.
Para ello, se han dispuesto avisos visibles en las zonas de ingreso y monitoreo, en los cuales se indica la existencia del sistema de videovigilancia, la finalidad del tratamiento, el responsable y los canales de contacto.
El tratamiento de estas imágenes se considera necesario para la protección de intereses legítimos del responsable y se ajusta a los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad y seguridad establecidos en la Ley 1581 de 2012.
Aunque este tratamiento no requiere consentimiento expreso del titular al ser
un medio legítimo de seguridad, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. garantiza el respeto a los derechos de los titulares, quienes podrán acceder, conocer, actualizar o suprimir sus datos mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico: servicioalcliente@cleanservices.co , o al canal
dispuesto en la Política de Tratamiento publicada en https://cleanservices.co/
Las grabaciones se conservarán por un término prudencial no superior a 60 días, salvo que deban mantenerse por orden de autoridad competente o como evidencia de un hecho específico. Finalizado ese término, las imágenes serán
eliminadas de forma segura.
9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.
En cumplimiento del artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. conservará la prueba de la Autorización del tratamiento de datos emitida por el Titular para que pueda ser objeto de consulta posterior. Para ello adoptará las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvieron las autorizaciones para el tratamiento de los datos personales de los titulares.
10. AVISO DE PRIVACIDAD.
Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para poner en conocimiento que GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. cuenta con las políticas de tratamiento de información y que las mismas le serán aplicables, de igual forma se le informará la forma de acceder a las mismas.
11. FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS
La recolección y el tratamiento de los datos personales de los titulares se llevarán a cabo con las siguientes finalidades:
GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere y suprime datos personales de clientes, empleados, candidatos, proveedores, contratistas,
aliados comerciales y demás titulares, con las siguientes finalidades generales:
1. Ejecución contractual y prestación de productos o servicios:
Gestionar cualquier relación precontractual, contractual o poscontractual, atención de pedidos de productos o servicios, asesorías, cumplimiento de condiciones de compra y posventa, y demás compromisos derivados de vínculos jurídicos con los titulares.
2. Gestión administrativa, contable, logística y operativa:
Realizar actividades internas de control operativo, facturación, pagos, recaudos, almacenamiento, transporte, seguimiento de envíos, control de inventario, trazabilidad de productos, archivo físico y digital, y demás gestiones inherentes al giro ordinario de la compañía.
3. Comunicaciones informativas, comerciales y promocionales:
Contactar a los titulares mediante cualquier medio (correo electrónico, teléfono, mensajes de texto, redes sociales, notificaciones push, mensajería instantánea, entre otros) para:
o Brindar información transaccional o institucional;
o Realizar promociones, campañas comerciales, sorteos, eventos y concursos relacionados con la actividad de la empresa;
o Enviar catálogos, recomendaciones o recordatorios de uso de productos.
4. Gestión del talento humano:
Administrar procesos de selección, reclutamiento, vinculación laboral, evaluación de desempeño, afiliaciones
al sistema de seguridad social, bienestar laboral, capacitaciones, manejo de nómina, control de horarios, ingresos a instalaciones y demás obligaciones legales o contractuales.
5. Atención de requerimientos legales y ejercicio de derechos:
Cumplir con obligaciones legales, contractuales, regulatorias o judiciales impuestas por autoridades competentes; atender peticiones, quejas o reclamos; y garantizar el ejercicio de los derechos del titular conforme a la Ley 1581 de 2012.
6. Seguridad física, tecnológica y de la información:
Proteger las instalaciones mediante sistemas de videovigilancia, control de acceso, monitoreo de personal y visitantes, así como implementar medidas de seguridad digital sobre los sistemas informáticos, canales digitales, plataformas de pago o aplicativos móviles de la empresa.
7. Control de calidad, satisfacción y desarrollo de nuevos productos:
Evaluar la experiencia de clientes y usuarios, aplicar encuestas de satisfacción
8. Transferencia o transmisión nacional o internacional de datos:
Compartir los datos personales con proveedores logísticos, operadores tecnológicos, distribuidores, pasarelas de pago o aliados estratégicos, nacionales o extranjeros, cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades aquí descritas, garantizando el respeto de los principios
legales y contractuales.
9. Gestión de cobros y obligaciones crediticias: Verificar antecedentes
comerciales o financieros en bases autorizadas, gestionar cobros prejurídicos o jurídicos en caso de incumplimiento, y reportar a centrales de riesgo conforme a la normativa vigente, respetando en todo momento el debido proceso y los derechos del titular.
11.1. En caso de requerirse el tratamiento de los datos personales para una finalidad
distinta a las aquí previstas, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. solicitará al titular una nueva autorización previa, expresa e informada, conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
CAPÍTULO III
DERECHOS Y DEBERES
12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
En cumplimiento del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. dentro de los mecanismos que adoptará para dar cumplimiento a la mencionada ley, dará a conocer al Titular de los datos personales que tiene los siguientes derechos:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S.. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley
1581 de 2012.
3. Ser informado por GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y a la Ley 1581 de 2012.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los derechos enunciados, podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información de carácter personal, su apoderado, representante en caso de la
información de menores de edad y sus causahabientes, según el caso. En todo caso, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. velará por la seguridad de la información solicitando prueba de la calidad de titular o de autorizado por el
titular o la Ley para ejercer aquellos derechos.
12.1. Conforme a lo establecido en el artículo 9, del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
12.2. GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades consentidas por el Titular y las autorizadas por la ley, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
13. DEBERES DE GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. COMO
RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de
datos personales:
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10.Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;
11.Adoptar las políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
12.Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13.Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14.Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio y/o autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15.Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16.Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
17.Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
18.Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
19.Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
20.Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
21.Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
22.Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; conforme lo dispuesto por la ley.
13.1.CONCURRENCIA DE CALIDAD DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Dado que GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. es el responsable y el encargado del tratamiento de sus bases de datos, ha decidido solo realizar la Política de Tratamiento en cumplimiento del literal K del artículo 17 y el literal F del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. En caso de que GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. tenga un encargado del tratamiento de sus datos personales, le solicitará que adopte una política de tratamiento como el presente, y que se comprometa a cumplir con los preceptos de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, y todos los estándares de seguridad para garantizar la protección de la información personal de los titulares.
CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTOS
14. DERECHO DE ACCESO.
GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., garantizará en todo momento el derecho de acceso que tiene el Titular o sus Causahabientes, en concordancia con el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, siempre y cuando
se acredite ante la Compañía la identidad del titular o en su defecto se demuestre la legitimación para ejercer los derechos del Titular, a acceder y conocer qué información está siendo objeto de Tratamiento por parte de GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. El ejercicio de este derecho garantizará al Titular o a quien lo represente a consultar de manera gratuita sus datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., al menos una vez cada mes calendario, al igual, cada vez que existan modificaciones sustanciales a las Políticas de Tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas.
15. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS O RECLAMOS.
Con el fin de atender de manera oportuna y conforme a los lineamientos establecidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. ha definido diferentes medios por los cuales el Titular o quien esté autorizado conforme al artículo 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 podrá ejecutar sus derechos.
Los titulares de los datos personales, o quienes estén autorizados, podrán acceder, consultar o reclamar, contactando a GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., a través del correo electrónico servicioalcliente@cleanservices.co o a través de los medios físicos habilitados. La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.
Con el fin de atender oportunamente la solicitud del Titular o quien esté Autorizado, la solicitud de consulta o reclamo, deberá contener como mínimo la siguiente información:
▪ Nombres Completos o Razón Social del Titular.
▪ Número de identidad del Titular.
▪ Datos de localización del Titular.
▪ Descripción de los hechos que motivan la consulta, reclamo o revocatoria de la autorización.
▪ Medio por el cual desea recibir la respuesta (correo o dirección de notificación).
Cuando se pretenda realizar la revocatoria de la autorización, el solicitante deberá indicar si revoca total o parcialmente la autorización, y las razones que motivan su decisión.
El titular debe aportar los documentos de identificación correspondientes. En caso de ser una persona distinta al Titular, debe aportar los documentos que acrediten que puede actuar en su nombre.
16. SOBRE LAS CONSULTAS.
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, de conformidad con lo establecido
en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado correo electrónico servicioalcliente@cleanservices.co y en todo caso, estos medios se darán a conocer por medio del Aviso de Privacidad y estarán establecidos en la presente
Política y Procedimiento de Tratamiento de Datos Personales.
Una vez recibida la consulta, la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
17. SOBRE LOS RECLAMOS.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos de GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el
cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto,
GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. reciba el reclamo y no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos y en la plataforma de la Superintendencia de Industria y Comercio, del Registro Nacional de Bases de datos, una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el
motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
17.1. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD.
Acorde al Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez
haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
18. PROCEDIMIENTO PARA ACCEDER, CONSULTAR, RECTIFICAR, ACTUALIZAR Y/O RECLAMAR.
El Titular o su representante podrán solicitar ante GROUP CLEAN SERVICES F& GYR S.A.S. de manera gratuita la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas, siempre y cuando acredite su
identidad o la calidad en la que actúa. En el evento en que no se acredite la identidad del peticionario, no se tendrá por presentada, en todo caso, se informará el motivo por el cual no se dará trámite a su solicitud. GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a
solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos en este artículo señalados.
Siempre que se presente una solicitud de rectificación, actualización o supresión, ésta debe ser presentada a través de los medios habilitados por GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. y deberán contener, como mínimo, la siguiente
información:
1. El nombre del titular.
2. Dirección física o electrónica a donde desea recibir la notificación de respuesta.
3. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
4. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
5. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Cumplidos los anteriores requisitos, se le dará respuesta al peticionario en un término no mayor a quince (15) días hábiles.
18.1. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos, en los términos del artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.
19. SUPRESIÓN DE DATOS.
En cualquier momento, el respectivo titular de los datos tendrá el derecho de solicitar a GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. la supresión de sus datos personales. Dado el caso de ser procedente la supresión de los datos personales, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. garantizará la eliminación de los datos. El titular podrá solicitar la supresión de los datos en los siguientes eventos:
1. Cuando a consideración del titular los datos no estén siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
2. Cuando los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
3. Cuando se ha superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
De igual forma, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. podrá negar el ejercicio de la supresión de los Datos Personales en los siguientes eventos:
1. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
2. Las solicitudes de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
3. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
20. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares de los datos personales pueden revocar la autorización al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. La revocatoria sobre el Tratamiento de los datos personales podrá ser total o parcial. En todo caso GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. utilizará los medios y procedimientos establecidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial.
21. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. podrá transferir datos personales a terceros ubicados fuera del territorio nacional únicamente cuando el país receptor garantice un nivel adecuado de protección de datos, conforme a lo previsto en la Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
En los casos en que el país de destino no cumpla con los niveles adecuados, la transferencia se realizará únicamente si:
• El titular ha otorgado su autorización expresa e informada;
• Se cuenta con cláusulas contractuales específicas que garanticen el cumplimiento de principios, derechos y deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012;
• La SIC autoriza expresamente la operación, cuando corresponda.
Se documentará y conservará las evidencias del cumplimiento de estas condiciones para efectos de verificación y auditoría.
CAPITULO V
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
22. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado
o fraudulento, en cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012.
23. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.
GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
24. MECANISMOS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.
GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. ha adoptado las siguientes medidas de seguridad para la protección de cada una de esas Bases de Datos:
1. En todos los contratos entre GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. y sus trabajadores y/o colaboradores tienen inmersa una cláusula de confidencialidad, adquiriendo los últimos un compromiso irrenunciable de guardar para sí con recelo toda información con la que contará y tendrá acceso a través de su participación en alguna actividad o trabajo,
incluyendo los datos personales a los que tenga conocimiento.
2. Teniendo en cuenta las funciones de cada trabajador y/o colaborador, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. ha restringido el acceso a todas las Bases de Datos de la Compañía, otorgando a los trabajadores y/o colaboradores diferentes permisos estrictamente ligados al cargo y
funciones, ya sea para registrar, consultar, actualizar, modificar o suprimir.
3. Para la validación de la calidad del peticionario, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. ha adoptado como medidas, las siguientes:
a. Los titulares de los datos personales que, al ejercer sus derechos frente a GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., deberán acreditar su calidad de titular de la información, para que se le pueda dar trámite a su petición.
b. GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S., al momento de recibir la petición por parte del titular, le solicitará que le exhiba su documento de identidad y deberá anexar fotocopia del documento exhibido.
c. Si la consulta se realiza por medio electrónico o por cualquier otro medio no presencial, el titular de la información, deberá acompañar su petición con una fotocopia escaneada de su documento de identidad,
junto con la solicitud que deberá estar firmada.
En todo caso, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. podrá
ponerse en contacto con el titular de la información por los medios de notificación que reposan en sus bases de datos para constatar la autenticidad de la petición.
4. Las bases de datos de los trabajadores, estarán protegidos para evitar el acceso a personal no autorizado.
5. Para los contratos comerciales celebrados con proveedores, clientes, y aliados, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. verificará que dicha empresa cumpla igualmente con una política de tratamiento de la información como la presente que garantice el cumplimiento de la normatividad en la materia y los derechos de los titulares.
25. VIGENCIA.
La presente Política de Tratamiento rige a partir del 1 de junio de 2025 y la vigencia de las bases de datos será indefinido, durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en este manual o para que la Empresa pueda cumplir con sus deberes legales. tendencia de Industria y Comercio en el Registro Nacional de Bases de Datos.
De ser necesario, GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S. se reserva el derecho a modificar la presente Política de forma unilateral.
26. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y CANALES DE CONTACTO
Para todos los efectos legales relacionados con el tratamiento de datos personales, el responsable es:
Razón social: GROUP CLEAN SERVICES F & GYR S.A.S.
NIT: 900650068 – 3
Domicilio: Cali, Valle del Cauca, Colombia
Dirección física: Calle 6a# 47-15
Correo electrónico de contacto: servicioalcliente@cleanservices.co
Teléfono: 3183940200
Página web: https://cleanservices.co/
Los titulares podrán ejercer sus derechos de consulta, rectificación, actualización, supresión o revocatoria de autorización, mediante los canales anteriormente indicados, conforme a los procedimientos establecidos en esta
política.
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